​Lignes directrices pour la présentation de réclamations au terme de la garantie

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Les réclamations au terme de la garantie doivent être présentées dans les 45 jours qui suivent l’exécution des réparations sous garantie (ceci correspond à 45 jours au total, et non pas à 45 jours ouvrables). Toute réclamation présentée au terme de la garantie plus de 45 jours après la date des réparations sera rejetée par le service de la garantie de Hussmann.

Si la réclamation est refusée ou rejetée en raison des lignes directrices contenues dans la politique, la réclamation peut être présentée en « appel » dans les 30 jours qui suivent la date du rejet, pourvu que le service des ventes ou un représentant de Hussmann accepte de traiter de nouveau la demande. (Dans certains cas, cela peut requérir la soumission d’une nouvelle réclamation.) Aucun appel n’est considéré plus de 30 jours après le rejet.

TYPES DE RÉCLAMATION SOUS GARANTIE

Réclamations sur appareils (réclamations standard au terme de la garantie) : Les réclamations standard au terme de la garantie sont émises par le département de la garantie de Hussmann lorsqu’une réparation est jugée couverte pendant la période de garantie originale de la pièce affectée.

Réclamations pour modifications sur place (sur le terrain) : Une réclamation pour modification sur place est utilisée lorsqu’un service proactif est jugé nécessaire pour un groupe spécifique d’équipement. Un Bulletin de modification sur place est émis par Hussmann Corporation et Hussmann demande aux fournisseurs/sous-traitants d’effectuer les modifications sur place conformément aux lignes directrices de ce bulletin.

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Hussmann a adopté le système TWMS (Tavant Warranty Management System) en 2009; cela a permis de ramener le traitement des réclamations « à l’interne » et toutes les réclamations sont maintenant traitées par un préposé aux garanties de Hussmann. Le système TWMS permet aux fournisseurs de services/sous-traitants de soumettre leurs factures pour réclamations sous garantie directement dans le système de réclamation, et de gérer et suivre les factures tout au long de leur traitement.

Les points qui suivent vous aideront à assurer le traitement ponctuel de vos réclamations.

Vous devez soumettre les documents suivants pour présenter une réclamation :

  1. Facture détaillée (s’il y a lieu – séparée par catégories: main-d’œuvre/pièces)
  2. Fiche de travail du technicien :
    • doit inclure le(s) numéro(s) de série de l’équipement.
    • Si la réclamation vise le remplacement du compresseur; vous devez fournir l’ancien et le nouveau numéro de série et de modèle du compresseur, en plus du(des) numéro(s) de série de l’équipement.
    • Si la réclamation vise des portes/cadres sur l’équipement – les numéros de série doivent être fournis, en plus du(des) numéro(s) de série de l’équipement.
  3. Date de la défaillance
  4. Date de la réparation
  5. Information détaillée sur le problème détecté (mauvais, brisé, ne fonctionne pas, ou « un représentant Hussmann nous a rencontrés » ne sont pas acceptables) – Nous devons savoir en quoi l’équipement était défectueux.
  6. Information détaillée sur le travail effectué. (Réparé, terminé ou « réparé selon les instructions de Hussmann » ne sont pas acceptables. Nous devons savoir quels travaux ont été effectués.)
  7. Tout commentaire ou toute remarque supplémentaire, au besoin.
  8. Reçus pour toutes les pièces individuelles de plus de 50 $.
  9. Numéro de la S.R.A. (autorisation de demande de service) – s’il y a lieu.
  10. Copies des courriels/de la documentation ou nom du représentant de Hussmann, s’il y a lieu, pour aider au traitement de la réclamation.
  11. Formulaires d’entretien préventif (applicable pour les produits autonomes — Voir les politiques sur l’équipement autonome sur le site web de Hussmann pour savoir quels modèles sont visés par cette exigence).
  12. La preuve d’installation et la preuve d’achat d’une garantie prolongée doivent être fournies pour les réclamations qui dépassent les modalités de la politique de garantie.

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Si vous avez déjà accès au système TWMS de Hussmann, vous pouvez soumettre toutes vos réclamations directement dans le système et joindre les pièces mentionnées ci-dessus aux réclamations. L’adresse du site web est : http://warranty.hussmann.com/login.action. Si vous n’avez pas accès au système, mais que vous désirez obtenir un code d’utilisateur/mot de passe pour soumettre les réclamations, veuillez contacter le Warranty le département de la garantie de Hussmann.

Pour les nouveaux fournisseurs de service ou tout fournisseur qui n’a jamais présenté de réclamation auprès de Hussmann, ou qui n’en a pas présenté depuis août 2009, un processus d’établissement du système doit être effectué « une fois » et il requiert la soumission, à notre département de la garantie, d’un formulaire fiscal et d’un document de remise de paiements. Ces formulaires sont requis pour établir un compte dans nos systèmes de réclamation et de finance. (Ces documents peuvent être obtenus ici.)

Si vous soumettez 10 factures ou moins par année, nous agirons comme fournisseur et présenterons la réclamation en votre nom. Si vous en soumettez 10 ou plus par année, vous serez contacté et suivrez une formation pour utiliser le système TWMS pour soumettre vos propres factures de réclamation sous garantie dans le système.

Pour les nouveaux fournisseurs ou les fournisseurs qui présentent moins de 10 réclamations par année, veuillez soumettre vos factures de réclamation sous garantie et tous les documents applicables pour ces réclamations à :

Courriel : hussmannwarrantyclaims@hussmann.com
Télécopieur : 866-955-7053

S’il est nécessaire de poster les documents, toute la documentation relative aux factures de réclamation sous garantie doit être adressée à :

Hussmann Corporation
Attention: Warranty Claims Department
12999 St. Charles Rock Road
Bridgeton, MO 63044

(Veuillez vous assurer de transmettre cette information à votre département de la comptabilité/de la facturation)

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2 relevés de paiement sont envoyés 2 fois par mois pour les réclamations sous garantie de Hussmann. Ces relevés indiquent si les réclamations sous garantie sont entièrement acceptées, partiellement acceptées ou rejetées. Les relevés sont envoyés à l’adresse courriel fournie au moment de l’établissement du compte. Hussmann ne téléphone pas et ne communique pas par courriel avec les individus pour leur indiquer si les réclamations sont partiellement payées ou rejetées. Les relevés de paiement servent à cette fin et, pour la commodité des fournisseurs de services/sous-traitants, le système de garantie est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour consulter les réclamations et leur statut (pour ceux qui y ont accès).